Prawidłowe prowadzenie akt osobowych pracownika jest kluczowe dla każdego pracodawcy, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz ochrony danych osobowych. Czasami zachodzi konieczność usunięcia z akt dokumentów, które nie powinny się w nich znajdować. Poniżej przedstawiamy, jak prawidłowo przeprowadzić taki proces.
Struktura akt osobowych
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, akta osobowe pracownika dzielą się na następujące części:
-
Część A: Oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie.
-
Część B: Oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.
-
Część C: Oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.
-
Część D: Odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
-
Część E: Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
Dokumenty w każdej z tych części powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda część musi zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.
Dokumentacja osobowa to kluczowy aspekt pracy w dziale kadr, dlatego warto dbać o bieżącą znajomość przepisów z nią związanych. W tym celu doskonałym wsparciem mogą być szkolenia z teczki osobowej pracownika.
Procedura usuwania dokumentów z akt osobowych
Przepisy nie precyzują jednoznacznie procedury usuwania dokumentów z akt osobowych. W praktyce zaleca się następujące kroki:
-
Identyfikacja dokumentu do usunięcia: Określenie, który dokument nie powinien znajdować się w aktach osobowych, np. kserokopia dowodu osobistego czy akt ślubu.
-
Usunięcie dokumentu: Fizyczne wyjęcie dokumentu z odpowiedniej części akt osobowych.
-
Aktualizacja numeracji: Ponowne ponumerowanie dokumentów w tej części akt, z której usunięto dokument, aby zachować ciągłość i porządek chronologiczny.
-
Sporządzenie zaktualizowanego wykazu: Utworzenie nowego wykazu dokumentów znajdujących się w danej części akt osobowych, odzwierciedlającego aktualny stan.
Alternatywnie, można zastosować dodatkową numerację, np. 1a, 1b, co pozwala na uniknięcie ponownego numerowania wszystkich dokumentów po usunięciu jednego z nich.
Usuwanie dokumentów w związku z RODO
W kontekście RODO, pracodawca jest zobowiązany do przetwarzania tylko tych danych osobowych, które są niezbędne do realizacji celów zatrudnienia. Jeśli w aktach osobowych znajdują się dokumenty zawierające nadmiarowe dane, należy je usunąć lub zanonimizować w sposób trwały i nieodwracalny. Po usunięciu takiego dokumentu, należy odpowiednio zmienić numerację pozostałych dokumentów oraz zaktualizować wykaz. Nie ma obowiązku pozostawiania adnotacji o usunięciu dokumentu, ale dla celów dowodowych można zamieścić informację, że dokument został usunięty zgodnie z RODO.
Chcesz skutecznie prowadzić akta osobowe pracowników? Centrum Verte zaprasza na szkolenie!
Prawidłowe prowadzenie akt osobowych to kluczowy element zarządzania kadrami, który wymaga znajomości przepisów i aktualnych standardów. W Centrum Verte oferują specjalistyczne szkolenia z akt osobowych, które pomogą Ci uporządkować dokumentację, uniknąć błędów oraz dostosować się do obowiązujących wymogów prawnych.
Ich eksperci przekażą Ci praktyczną wiedzę oraz sprawdzone rozwiązania, które ułatwią codzienną pracę. Zapisz się już dziś i podnieś swoje kompetencje zawodowe!
Podsumowanie
Usuwanie dokumentów z akt osobowych pracownika wymaga staranności i dbałości o zachowanie porządku w dokumentacji. Należy pamiętać o aktualizacji numeracji oraz wykazu dokumentów w danej części akt. W kontekście RODO, istotne jest regularne przeglądanie akt osobowych i eliminowanie danych, które nie są niezbędne do realizacji celów zatrudnienia.
Chcesz mieć pewność, że zrobisz to prawidłowo? Zapisz się na szkolenia z dokumentacji pracowniczej.
