Wiele zadań realizowanych przez pracowników uznaje się za nieekonomiczne i czasochłonne. Choć najczęściej wynikają z przepisów i nie można tym samym ich uniknąć, warto rozważyć optymalizację wybranych procesów. Jak to zrobić, oszczędzając i zyskując więcej cennego czasu?
Na czym polega optymalizacja procesów?
Optymalizacja procesów może przebiegać na dwa sposoby. Pierwszy z nich to tak zwane robotic process automation, o którym więcej informacji można pozyskać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/outsourcing-i-automatyzacja-procesow-biznesowych/robotic-process-automation/. W dużym uproszczeniu metoda ta polega na automatyzacji procesów za pomocą specjalistycznych programów i botów. Niestety, nie wszystkie procesy można zautomatyzować, zwłaszcza w firmach, które nie mogą pozwolić sobie na większe wydatki. Drugim sposobem jest więc outsourcing, czyli korzystanie z usług firm specjalizujących się w danej dziedzinie. Najpopularniejsze usługi outsourcingowe to:
-
księgowość,
-
doradztwo prawne,
-
doradztwo podatkowe,
-
usługi IT,
-
procedowane i niszczenie dokumentów.
Coraz więcej firm korzysta z różnego typu usług outsourcingowych, dzięki którym nie muszą zatrudniać we własnym zakresie specjalistów ani też inwestować w drogi sprzęt, oprogramowanie i tym podobne.
Optymalizacja procesów – od czego zacząć?
Optymalizacja procesów biznesowych to bardzo szerokie zagadnienie. Warto więc w pierwszej kolejności określić, które zadania są najbardziej czasochłonne i najmniej dochodowe. Zastanówmy się, jakie rozwiązania technologiczne można by wdrożyć w konkretnych przypadkach. Bardzo istotne jest opracowanie budżetu – dotyczy to zarówno robotic process automation, jak i usług outsourcingowych. Wiedząc, jaką kwotę można przeznaczyć na realizację konkretnych zadań, łatwiej wybrać najlepsze rozwiązanie. Więcej na temat optymalizacji procesów można przeczytać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/outsourcing-i-automatyzacja-procesow-biznesowych/optymalizacja-procesow-biznesowych/. Warto pamiętać, że jest to cel, który nie sposób osiągnąć w kilka tygodni. Najczęściej optymalizacja przebiega stopniowo, trwając nawet kilka miesięcy.
Optymalizacja procesów biznesowych – na co trzeba uważać?
Optymalizacja procesów to z pozoru proste zadanie, zwłaszcza mając na uwadze wachlarz dostępnych rozwiązań. Często jednak pojawiają się problemy z wyborem tych, które będą dopasowane do potrzeb firmy. Wiele zależy od profilu i skali działalności, a nawet możliwości i umiejętności pracowników. W przypadku outsourcingu pojawia się dodatkowo problem doboru odpowiedniego partnera biznesowego. Outsourcing Rhenus Office to usługi na najwyższym poziomie, które warto wybrać dla swojej firmy. Zdecydowanie lepiej nawiązać współpracę ze sprawdzonym podmiotem, który cieszy się renomą. Nie należy natomiast kierować się wyłącznie ceną, ponieważ zwykle ma ona odzwierciedlenie w jakości, a ta powinna być najwyższa. Dzięki temu pracownicy mogą zająć się innymi, ważnymi sprawami, a uboczne obowiązki powierzyć specjalistom.
