Chcesz korzystać z e-faktury? Sprawdź, o czym musisz pamiętać!

Faktura elektroniczna to wygodna alternatywa dla faktury papierowej. Wybierający ją przedsiębiorcy muszą pamiętać jednak o paru ważnych kwestiach.

W Polsce faktury w formie elektronicznej są dostępne już od kilkunastu lat. Aktualnie e-faktura jest coraz częściej spotykanym dokumentem zarówno przesłanym pomiędzy firmami, jak również przekazywanym konsumentom.

Czym dokładnie jest e-faktura? Jakie wymogi musi spełniać? Jak ją prawidłowo archiwizować?

E-faktura – co to jest?

Faktura elektroniczna, inaczej e-faktura to dokument elektroniczny posiadający cechy faktury. Może być ona stosowana zamiennie z fakturą papierową i podobnie jak ona może stać się podstawą do rozliczenia podatku VAT.

W formie e-faktury można wystawiać:

  • faktury VAT
  • faktury korygujące
  • duplikaty faktur

Korzystanie z faktur elektronicznych związane jest z wieloma korzyściami dla przedsiębiorców. Nie tylko pozwalają one na oszczędność czasu i pieniędzy, ale również zmniejszają obciążenie dla środowiska naturalnego, są bezpieczniejsze od dokumentów papierowych, łatwiejsze w przechowywaniu i wyszukiwaniu.

Te wszystkie zalety powodują, że e-faktura to korzystna alternatywa dla faktury papierowej. Przedsiębiorcy decydujący się na przejście na faktury elektroniczne powinni jednak pamiętać o tym, że dokumenty te muszą spełniać określone wymogi.

Jakie wymagania musi spełnić faktura elektroniczna?

Faktura elektroniczna to odpowiednik faktury papierowej i powinna zawierać takie same informacje ja ona. Dodatkowo także musi spełnić kilka dodatkowych warunków – tylko wtedy będzie mogła stać się podstawą do rozliczenia podatku.

Zgodnie z przepisami, e-faktura musi spełnić wymogi:

  • autentyczności pochodzenia
  • integralności treści
  • czytelności

Warunki te można spełnić z wykorzystaniem dowolnych kontroli biznesowych, które pozwalają na ustalenie powiązania między fakturą a świadczeniem usług czy dostarczeniem towarów. Wymagane jest więc posiadanie dokumentów uzupełniających, na przykład zamówień, umów, dokumentów bankowych, transportowych.

Oprócz tego przedsiębiorca może zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność e-faktur przez wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub z użyciem EDI – elektronicznej wymiany danych, na przykład za pomocą systemu EDI od firmy Edison.

Jak przechowywać faktury elektroniczne?

Przepisy wskazują również, że e-faktura musi być odpowiednio przechowywana.

Faktura elektroniczna powinna być odpowiednio oznaczona w archiwum w celu jej łatwego odnalezienia, a także powinna być bezzwłocznie dostępna dla organów podatkowych i kontroli skarbowej.

E-faktury można przechowywać na dyskach twardych komputerów firmowych, pamięciach takich jak pendrive czy na płytach DVD i CD, ale najbezpieczniejszą formą ich archiwizacji jest „chmura”, czyli dysk na zewnętrznym serwerze.

Dostęp do faktur w „chmurze” możliwy jest z wykorzystaniem dowolnego komputera podłączonego do internetu. Wobec tego nawet wtedy, gdy komputer firmowy ulegnie awarii, nie dochodzi do utraty ważnych dla firmy dokumentów.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here