Faktura elektroniczna to wygodna alternatywa dla faktury papierowej. Wybierający ją przedsiębiorcy muszą pamiętać jednak o paru ważnych kwestiach.
W Polsce faktury w formie elektronicznej są dostępne już od kilkunastu lat. Aktualnie e-faktura jest coraz częściej spotykanym dokumentem zarówno przesłanym pomiędzy firmami, jak również przekazywanym konsumentom.
Czym dokładnie jest e-faktura? Jakie wymogi musi spełniać? Jak ją prawidłowo archiwizować?
E-faktura – co to jest?
Faktura elektroniczna, inaczej e-faktura to dokument elektroniczny posiadający cechy faktury. Może być ona stosowana zamiennie z fakturą papierową i podobnie jak ona może stać się podstawą do rozliczenia podatku VAT.
W formie e-faktury można wystawiać:
- faktury VAT
- faktury korygujące
- duplikaty faktur
Korzystanie z faktur elektronicznych związane jest z wieloma korzyściami dla przedsiębiorców. Nie tylko pozwalają one na oszczędność czasu i pieniędzy, ale również zmniejszają obciążenie dla środowiska naturalnego, są bezpieczniejsze od dokumentów papierowych, łatwiejsze w przechowywaniu i wyszukiwaniu.
Te wszystkie zalety powodują, że e-faktura to korzystna alternatywa dla faktury papierowej. Przedsiębiorcy decydujący się na przejście na faktury elektroniczne powinni jednak pamiętać o tym, że dokumenty te muszą spełniać określone wymogi.
Jakie wymagania musi spełnić faktura elektroniczna?
Faktura elektroniczna to odpowiednik faktury papierowej i powinna zawierać takie same informacje ja ona. Dodatkowo także musi spełnić kilka dodatkowych warunków – tylko wtedy będzie mogła stać się podstawą do rozliczenia podatku.
Zgodnie z przepisami, e-faktura musi spełnić wymogi:
- autentyczności pochodzenia
- integralności treści
- czytelności
Warunki te można spełnić z wykorzystaniem dowolnych kontroli biznesowych, które pozwalają na ustalenie powiązania między fakturą a świadczeniem usług czy dostarczeniem towarów. Wymagane jest więc posiadanie dokumentów uzupełniających, na przykład zamówień, umów, dokumentów bankowych, transportowych.
Oprócz tego przedsiębiorca może zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność e-faktur przez wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub z użyciem EDI – elektronicznej wymiany danych, na przykład za pomocą systemu EDI od firmy Edison.
Jak przechowywać faktury elektroniczne?
Przepisy wskazują również, że e-faktura musi być odpowiednio przechowywana.
Faktura elektroniczna powinna być odpowiednio oznaczona w archiwum w celu jej łatwego odnalezienia, a także powinna być bezzwłocznie dostępna dla organów podatkowych i kontroli skarbowej.
E-faktury można przechowywać na dyskach twardych komputerów firmowych, pamięciach takich jak pendrive czy na płytach DVD i CD, ale najbezpieczniejszą formą ich archiwizacji jest „chmura”, czyli dysk na zewnętrznym serwerze.
Dostęp do faktur w „chmurze” możliwy jest z wykorzystaniem dowolnego komputera podłączonego do internetu. Wobec tego nawet wtedy, gdy komputer firmowy ulegnie awarii, nie dochodzi do utraty ważnych dla firmy dokumentów.
